1. Pengukuran kinerja sistem adalah suatu
kegiatan penetapan, pengumpulan, analisis, pelaporan dan pengambilan keputusan
mengenai semua ukuran kinerja dalam sebuah sistem, jelaskan ruang lingkup dan
manfaat dari pengukuran kinerja sistem.
Jawab :
Ruang lingkup
-tujuan dan sasaran
setiap system informasi harus mempunyai
tujuan dan sasaran pada setiap area dimana system itu diterapkan
-kinerja system sekarang
secara periodic setiap area diukur
kinerjanya
-toleransi kinerja
menunjukan seberapa besar deviasi system
sebagai acuan toleransi terhadap sasaran kinerja sistem
-analisis trend
deviasi antara sasaran dan kinerja yang
diplot dalam periode tertentu untuk menunjukan apakah terdapat trend kinerja
memburuk
-perhatian masalah
masalah-masalah potensial yang harus
segera dibahas untuk dianalisis lebih lanjut
Manfaat pengukuran kinerja system :
-Untuk menunjukkan dimana perbaikan harus
dilakukan. Where can do better ? How can we improve ?.
-Untuk menunjukkan permasalahan seperti
penyimpangan, keusangan dan sebagainya.
2. Ada beberapa tahapan dalam pengukuran
kinerja sistem, salah satunya menurut TRADE (1995), Jelaskan tahapan tersebut.
Jawab:
-Identifikasi Proses;
l Tujuannya
untuk memahami proses-proses dalam sistem yang akan diukur. Sebagian besar
upaya kita akan sia-sia jika tidak memulai dengan suatu proses yang terdefinisi
dengan baik. Sehingga dalam melakukan suatu kontrol terhadap suatu proses maka
kita perlu benar-benar memahami proses tersebut. Flow diagram / flow chart
merupakan salah satu alat bantu (tools) yang dapat digunakan untuk memahami
alur suatu proses dalam sistem. Suatu proses mungkin perlu diperinci dalam
level-level sub-proses. Kemudian dari beberapa proses yang ada, perlu dipilih
atau ditentukan proses mana saja yang akan diukur.
-Identifikasi Aktivitas Kritis
l Aktivitas
kritis merupakan suatu aktivitas/kegiatan yang memberikan dampak signifikan
terhadap efisiensi, efektivitas, kualitas, ketepatan waktu, produktivitas atau
keamanan suatu sistem. Pada level manajemen, aktivitas kritis akan menentukan
prioritas manajemen, sasaran internal dan eksternal organisasi. Memilih
aktivitas kritis untuk diukur merupakan hal sangat penting dalam upaya
melakukan kontrol.
-Menetapkan Sasaran/Standar Kinerja
l Sasaran dan standar suatu kinerja merupakan hal yang
sangat penting. Sasaran selain dapat memberikan petunjuk bagi level manajemen,
juga dapat menghimpun berbagai respon pada kebutuhan pengguna. Untuk setiap
aktivitas kritis yang terpilih untuk diukur, sangat penting untuk menetapkan
sasaran atau standar kinerjanya. Sasaran kinerja ditetapkan pada output dari
semua proses atau pada aktivitas kritis yang menghasilkan output.
Dalam suatu kenyataan, jika suatu sasaran/standar kinerja baru pertama kali
ditetapkan dan tidak ada sasaran/standar sebelumnya maka kegiatan awal dalam
obeservasi ini adalah menetapkan sasaran atau standar tersebut. Hal ini sangat
mendasar karena pengukuran kinerja pada dasarnya tidak sekedar untuk mengetahui
kinerja namun juga membandingkan kinerja sekarang dengan kinerja sebelumnya.
-Menetapkan Ukuran Kinerja
l Tahap
ini melibatkan beberapa aktivitas yang dibutuhkan dalam pengukuran kinerja
sistem. Setiap pengukuran kinerja memuat unit pengukuran yang terdefinisi,
dokumentasi data, dan frekwensi dimana pengukuran dilakukan.
-Identifikasi Penanggungjawab Unit
l Pada
tahapan ini, tim penilai kinerja menentukan siapa yang bertanggung jawab pada
masing-masing aktivitas. Pihak / orang yang ditunjuk menjadi penanggung jawab,
minimal harus mengetahui apa tujuan yang akan dicapai pada aktivitas yang
dibidanginya, mengetahui kinerja aktual dan mempunyai otoritas untuk melakukan
perubahan-perubahan seperlunya apabila kinerja aktual tidak sesuai dengan
sasaran dan standar.
-Koleksi (Pengumpulan) Data
l Data
merupakan himpunan/kumpulan fakta yang direpresentasikan secara kuantitatif
atau bentuk deskripsi. Data harus cukup spesifik sehingga dapat memberikan
informasi yang relevan
2 (dua) cara dalam memperoleh suatu data
:
1. Pengukuran
; data yang diperoleh dengan menggunakan alat ukur dan satuan pengukuran
(ukuran) tertentu. Misalnya jumlah salah ketik dalam suatu laporan, kecepatan
prosessing, biaya investasi, jumlah transaksi yang sudah diselesaikan dalam
satu hari dan sebagainya. Hasil pengukuran ini biasanya direpresentasikan
secara kuantitatif.
2. Penghitungan/Pencacahan
; Suatu data mungkin bernilai diskrit dan dalam hal ini tidak perlukan suatu
pengukuran tetapi cukup dengan penghitungan/pencacahan. Data ini termasuk
bentuk-bentuk jawaban pertanyaan “Ya/Tidak”, Diterima/Ditolak”, dan sebagainya.
Form Pengumpulan Data
l Observasi ; Melakukan pengamatan dan pencatatan atas apa yang diamati.
Proses ini terjadi satu arah, dimana sumber data bersikap pasif bahkan mungkin
tidak tahu kalau diamati
Terdapat
2 (dua) bentuk form pengumpulan data, yaitu :
1Cheksheet
; Form yang berbentuk lembar isian dan didesain khusus sehingga hasilnya dapat
diinterpretasikan secara langsung.
1Data Sheet ; Form yang berbentuk tabel.
Metode Pengumpulan Data
l Wawancara/interview ;
dilakukan dengan tatap muka dan tanya jawab langsung dengan sumber data.
l Survei ; Pengumpulan data
melalui permintaan keterangan/jawaban/informasi dari sumber data menggunakan
media berupa angket/kuesioner.
l Eksperimen ; Pengumpulan
data melalui percobaan atau pengukuran.
-Analisis/Pelaporan Kinerja Aktual
l Sebelum pengambilan
kesimpulan dilakukan, kita perlu melakukan verifikasi berdasarkan data yang
sudah dikumpulkan untuk mengetahui apakah data yang dikumpulkan sudah dapat
digunakan untuk menjelaskan/menjawab permasalahan atau apakah terdapat bias /
kesalahan dalam proses pengumpulan data.
-Pembandingan Kinerja Aktual Terhadap
Sasaran/Standar
l Tahapan ini dilakukan untuk
mengetahui apakah kinerja aktual berdasarkan data/informasi yang diperoleh
sesuai dengan sasaran/standar yang ditetapkan atau terdapat penyimpangan (varians).
Komparasi dapat dilakukan oleh penanggung jawab dalam tahapan ini atau dalam
suatu tim. Hasil komparasi ini akan menjadi sebuah bahan dasar pengambilan
keputusan. Beberapa kemungkinan dapat terjadi berdasarkan hasil komparasi ini.
Jika terdapat penyimpangan yang tidak signifikan / tidak berarti maka dapat
dianggap tidak terdapat suatu permasalahan yang serius dalam kinerja sekarang.
Namun jika penyimpangannya cukup signifikan maka perlu diputuskan untuk membuat
suatu usulan-usulan perbaikan.
-Usulan Perbaikan
l Tahap ini merupakan tahap
pengambilan keputusan. Kita dapat mengubah prosedur/proses demi perbaikan
sistem atau mengubah sasaran/standar. Jika ternyata penyimpangannya terlalu
besar maka perlu dipikirkan kembali apakah sasaran tetap akan dipertahankan
atau tidak, mungkin saja sasaran tidak realistis. Namun jika penyimpangan tidak
terlalu besar, maka mungkin yang diperlukan adalah perbaikan proses tanpa harus
mengubah sasaran/standar.
Beberapa ukuran kinerja sistem menurut
Merle P Martin (1991) diantaranya adalah keakuratan, efisiensi, dan kemudahaan
penggunaan. Jelaskan dan berikan contoh secara real.
1.Relevansi (Relevancy);
output sistem informasi harus dapat
digunakan untuk operasional, taktik atau strategi manajemen.
Contoh : menurut anda apakah informasi
yang ada di siadin bermanfaat bagi mahasiswa?
2. Keakuratan (Accuracy);
keakuratan
sistem informasi terdiri atas aspek-aspek :
- Kelengkapan (completeness),
- Kebenaran (correctness) dan
- Keamanan (security).
Contoh : menurut anda apakah informasi
nilai di siadin sudah akurat?
3. Ketepatan Waktu (Timeliness);
sistem informasi harus dapat melakukan
proses secara cepat dan tepat waktu.
Contoh : menurut anda apakah akses siadin
pada waktu pengisian KRS sudah cukup cepat?
4. Ekonomi (Economy);
sistem informasi
menggunakan sumber daya dan biaya operasional yang minimum.
Contoh : menurut anda apakah biaya yang
dikeluarkan untuk siadin berlebihan?
5.Efisiensi (Efficiency);
nilai tambah/nilai
manfaat (produktivitas) penggunaan sistem informasi dibandingkan dengan
penggunaan sumber daya manusia dan modal investasi (per satuan unit ekonomi).
Contoh : menurut anda apakah biaya yang
dikeluarkan untuk siadin sudah setimpal dengan manfaatnya?
6. Reliabilitas (Reliability);
menunjukkan keajegan/kestabilan dari penggunaan sistem informasi. Reliabilitas
ini dapat diukur dari berbagai indikator misalnya kinerja sumber daya manusia,
waktu yang dibutuhkan untuk membetulkan kesalahan program, biaya operasional,
tumpukan pekerjaan entri data, kesalahan pelaporan dan sebagainya.
Contoh : menurut anda apakah siadin sudah
cukup membantu dalam pencarian materi kuliah?
3. Pengukuran kinerja sistem dapat
membantu menghilangkan penyimpangan2 yang terjadi dalam sistem adalah salah
satu alasan mengapa dilakukan pengukuran kinerja sistem. Jelaskan menurut
pendapat saudara alasan lain yang menyebabkan diperlukannya pengukuran kinerja
sistem serta prinsip2 di dalam mencapai keberhasilan pengukuran kinerja sistem.
Jawab:
Alasan-alasan
Kontrol; Pengukuran kinerja dapat
membantu menghilangkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam sistem.
Evaluasi Sistem; Pengukuran kinerja
sistem dapat digunakan untuk mengevaluasi bagaimana sistem bekerja sekaligus
mengupayakan perbaikan-perbaikan.
Perbaikan Berkelanjutan; Pengukuran
kinerja dapat digunakan untuk mengidentifikasi penggunaan sumber daya dan
evaluasi proses sehingga dapat tercipta efektifitas dan efisiensi sistem secara
kontinu.
Evaluasi Manajemen; Pengukuran kinerja sistem
dapat membantu untuk pengambilan berbagai keputusan penting dan strategis
sekaligus sebagai bahan evaluasi bagi pihak manajemen.
Prinsip-prinsip dalam mencapai
keberhasilan pengukuran kinerja system
- Pengukuran hanya dilakukan untuk hal yang
penting.
- Fokuskan pada kebutuhan user/pengguna
informasi.
- Libatkan user dalam desain dan
implementasi pengukuran kinerja sistem agar mereka juga ikut memikirkan upaya
perbaikan dalam mencapai kualitas pengukuran sistem
Tidak ada komentar:
Posting Komentar